Seguramente has visto entrevistas de directivos de empresas en medios de comunicación. Algunos hacen un extraordinario trabajo, algunos apenas responden preguntas y otros de plano dicen pocas cosas relevantes. Cuando el representante de una empresa habla en nombre de ella, es que fue designado como vocero y lo prudente es que antes de generarle encuentros con medios se le de uno o varios entrenamientos que le ayuden a desarrollar las habilidades necesarias para dar entrevistas exitosas.

La vocería suele recaer en directores generales o directores de un área específica (como de marketing, ventas, finanzas, tecnología, etc.), todo dependiendo del tamaño, tipo de negocio e intereses de comunicación de la empresa u organización en cuestión.

Los voceros son personajes que juegan un papel muy importante dentro de una estrategia de comunicación y relaciones públicas de cualquier marca, ya que son quienes deben expresar con claridad y eficiencia los mensajes clave que las empresas quieren transmitir a sus audiencias clave a través de los medios de comunicación, y ese tipo de preparación se consigue justamente por medio de los media training o entrenamiento de medios que, en términos sencillos, preparan a ejecutivos para sus entrevistas con la prensa.

Una mala impresión ante los medios dice más que mil palabras

El hecho de ocupar un alto cargo no le da a una persona en automático las habilidades necesarias para lograr su objetivo como portavoz. El media training permite al vocero identificar sus áreas de oportunidad para aprender a expresarse plenamente ante cámaras y micrófonos, al compartirle principios teóricos y la realización de ejercicios prácticos de simulación de entrevistas de diversa naturaleza.

Si una empresa va a informar de temas relevantes para su negocio, el vocero elegido tiene que estar lo suficientemente preparado para manejar, procesar y emitir la información de manera que maximice la oportunidad que le da la exposición antes los medios. Pero ¿qué pasa si el portavoz nunca ha tenido un media training y no tiene experiencia previa en entrevistas? ¿Podrá transmitir adecuadamente lo que pretende y lo que debe? No precisamente.

Muchas veces el exceso de confianza, creer que dar una entrevista será igual que dar una presentación en una sala de juntas, subestimar a los medios o asumir que responder una pregunta y “salir vivos” será suficiente, pueden ser errores garrafales para una compañía. Un vocero que no esté lo bastantemente preparado o no tenga asesoría de entrenamiento de medios, puede caer en contradicciones, hablar de lo que no debe e incluso, mentir, inventar o especular.

No darle la importancia debida ni poner atención a los aspectos clave de un media training, puede causar que una entrevista se salga de control y dañe la imagen pública tanto del vocero como de la marca que representa. Tal y como dijo Warren Buffett: “Se necesitan veinte años para construir una reputación y cinco minutos para arruinarla”. Nadie está dispuesto a poner en juego toda la trayectoria y años de esfuerzo de una compañía, ¿cierto? Es ahí donde radica la gran relevancia de un entrenamiento de medios.

Comunicar el mensaje correcto sin que la reputación muera en el intento

Aparecer en los medios de comunicación es una de las formas más poderosas de relaciones públicas para cualquier organización y de esa forma el público conecte con una marca. A continuación, te presentamos algunos beneficios que conlleva un buen media training para tu marca:

• Permite colocar eficientemente tu mensaje: si deseas obtener una mayor cobertura de los medios para informar o dar a conocer los mensajes de tu compañía, es esencial que los medios te vean y escuchen con la regularidad adecuada y que sobre todo les comuniques información de valor para ti, para tus audiencias y para los medios. Recuerda que los medios no son el enemigo, son el puente para llegar a tu público objetivo, y los periodistas buscan historias interesantes y atractivas que puedan contar para sus espectadores y oyentes. Así que cuando estás disponible para comentarios en los medios, te estás posicionando a ti mismo y a tu negocio poderosamente para que la gente se dé cuenta de lo que tienes que decir y tu marca se convierta en un referente en el cual los medios puedan recurrir frecuentemente para una opinión experta en la materia.

• Genera confianza: uno de los mayores beneficios es que el portavoz desarrolle confianza al hablar con los medios. Es importante que el vocero este consciente que lo que dice ante un medio no es a título personal sino a nombre de su empresa.  Por eso no solo debe tener claros los mensajes, sino los temas de los que no debe hablar y que son responsabilidad de otra área. En realidad, no hay nada como “sobre entrenamiento” para un vocero, entre más practique, mejor. Si bien hay gente que siente pánico por una entrevista, en especial si es en vivo en radio o televisión, cuando se pulen sus habilidades para sus encuentros con prensa, logran desarrollar confianza para aprovecharlas mejor y colocar estratégicamente sus mensajes. Después de todo, un vocero ha sido designado porque es experto en su tema, así que el entrenamiento le ayudará a que ese expertise se transmita.

• Brinda una imagen adecuada: Normalmente, un media training se enfoca en el contenido y en la comunicación oral del portavoz, sin embargo, gran parte de esta formación también implica aspectos no verbales, ya que no pasan desapercibidos para la audiencia. En todo encuentro mediático, el lenguaje corporal va de la mano de la comunicación verbal, y en ocasiones suele decir más que el lenguaje oral. De acuerdo con investigaciones del antropólogo Albert Mehrabian, solo el 7% de la comunicación interpersonal es verbal, mientras que el otro 93% proviene de lo que no se dice; por ello, aspectos como las miradas, expresiones faciales y posturas corporales, así como la vestimenta, juegan un papel muy importante. Si el portavoz es el rostro visible de la empresa, su apariencia debe estar en consonancia con su posición dentro de la compañía, con la personalidad de su marca y con la imagen corporativa de la empresa que representa.

• Forja una buena reputación: En la medida que el entrenamiento de medios mejora la habilidad de los voceros para realizar entrevistas, se mejora el nivel de cobertura de una empresa y se abren más oportunidades en medios. Durante una entrevista, hay que hacer un balance entre lo que tu empresa desea comunicar, atender las preocupaciones de la audiencia y los temas que son de interés para el medio que entrevista.  Por ello, el contar con voceros entrenados con regularidad ayuda a las empresas a construir credibilidad con sus audiencias objetivo, y por ende, crea una buena reputación ante los medios.

• Prepara para eventuales crisis: Ninguna organización está exenta de enfrentar una crisis, y no hay peor escenario que no contar con voceros entrenados en caso de que una se presente para tu marca. Entrenar a alguien en medio de una crisis es prácticamente imposible y puede empeorar la situación cuando lo que una empresa busca es reaccionar pronta y eficientemente. Hablar con los periodistas no es como hablar con cualquier persona, hay reglas que aprender y habilidades que practicar.  Hay crisis de diversos niveles, pero aún una crisis pequeña se podrá superar mejor y más rápido si, entre otras cosas, tienes voceros bien entrenados y experimentados.

Siempre que un portavoz habla con los medios se abre una oportunidad para su empresa, pero también representa un riesgo si no se hace con el cuidado requerido. Por eso es muy importante estar bien preparado. No esperes a que suceda una crisis de reputación para acudir a un entrenamiento de medios.

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